Selbsterkenntnis ist der erste Schritt zur Besserung. Das gilt auch für Unternehmen. Im Rahmen einer Funktionsanalyse können sie arbeits- und kostenintensive Prozesse identifizieren, die nicht zur Wertschöpfung beitragen. Mit daraus abgeleiteten Optimierungsmaßnahmen zur Reduktion von nicht wertschöpfendem Aufwand – also Verschwendung – lassen sich Effizienzpotenziale gezielt nutzen.
Unternehmen leben von wertschöpfenden Tätigkeiten, denn nur für diese werden sie bezahlt. Doch die Wahrheit ist, dass Mitarbeitende nur einen Bruchteil ihrer Zeit darauf verwenden. Mitunter ahnen Sie, in welchen Ecken die Zeitfresser lauern. Beispielsweise zählen IT-Systeme und -Lösungen, die nicht aufeinander abgestimmt sind und nicht miteinander kommunizieren, zu den Effizienzkillern.
Wenn Management und Mitarbeitende wissen, dass Prozesse nicht rund laufen, aber die Ursachen nicht genau ausmachen können, schafft eine Funktionsanalyse Klarheit (siehe Abbildung 1). In einem ersten Schritt legen Unternehmensvertreter, häufig, indem sie die objektive Sicht von Externen einbeziehen, fest, ob einzelne Bereiche oder das gesamte Unternehmen analysiert und welche Mitarbeitende einbezogen werden sollen. In der Initialisierungsphase entsteht ein Funktionskatalog, der mit den Fachbereichen abgestimmt und gegebenenfalls angepasst wird.
Abbildung 1: Die wesentliche Schritte eine Funktionsanalyse
In der Funktionsanalyse verstehen wir unter „Funktionen“ alle Tätigkeiten in einem Bereich. Wir ermitteln die Aufwände qualitativ und quantitativ und priorisieren sie: Welche Tätigkeiten binden welche Ressourcen? Wie sehen Best Practices aus?
Über Erfassungsbögen geben die Mitarbeitende unter anderem an, wie viel Zeit sie auf welche Tätigkeiten verwenden, welche Aspekte und Schwachstellen ihnen an dieser Stelle bei der täglichen Arbeit auffallen, wie hoch der Handlungsbedarf ist, die jeweilige Tätigkeit anzupassen, und was ihre Ideen für Lösungsansätze für diese Schwachstellen sind. Anschließend werden die Angaben aus den Fragebögen mit den Hypothesen abgeglichen, die die Teilnehmer zuvor formuliert haben.
Die Hypothesen könnten etwa lauten:
Es stellte sich heraus, dass die 20 Hauptaufwandstreiber 83 Prozent des gesamten Aufwands ausmachten. Das bedeutet im Umkehrschluss: Indem Unternehmen wenige – und zwar die richtigen – Prozesse verbessern, können sie die Effizienz immens steigern. Dabei begegnen uns häufig Aufwandstreiber, die auf ähnliche Schwachstellen in den Prozessen oder der IT-Landschaft zurückzuführen sind:
Zeitfresser: E-Mails
Mitarbeitende werden ständig durch eingehende Outlook-Nachrichten gestört. Häufig finden sie ihren Namen nur in Kopie, müssen aber doch den gesamten E-Mail-Verkehr lesen, um nicht zu riskieren, eine wichtige Information oder gar eine ihnen zugewiesene Aufgabe zu übersehen.
Steiniger Weg bis zum fertigen Angebot
Alle Informationen für ein Angebot zusammenzutragen, ist sehr aufwändig. Nur wenige Mitarbeitende kennen alle technischen Details. Da diese nicht oder nur unzureichend in beispielsweise CRM- und ERP-Systemen hinterlegt sind, die zudem nicht miteinander verbunden sind, müssen die Innendienstmitarbeiter die Kollegen, z.B. aus der Konstruktion, oft fragen. Es sind viele Arbeitsschritte in verschiedenen IT-Tools auszuführen. Zusätzlich verlieren die Mitarbeitenden Zeit, weil sie in verschiedenen Systemen nach Artikel- und Teilenummern, Preisen und Lieferterminen suchen müssen.
System-Hopping
Auch wenn Mitarbeitende Bestellungen auslösen und abwickeln, Sales Forecasts erstellen oder Fragen an Lieferanten haben, müssen sie sich zwischen verschiedenen Systemen bewegen. Die fehlende Integration der Systeme, die auch deren Pflege erschwert, bremst die Teams regelrecht aus.
Setzen die Unternehmen an den richtigen Stellen an, ist - nicht zuletzt aufgrund der Erfahrung von FourManagement aus einer Vielzahl durchgeführter Analysen - auf einen Schlag eine drastische Steigerung der Effizienz sehr vieler Prozesse möglich. Gemessen in Kosten für Vollzeitäquivalente kommen dabei schnell höhere, sechs- oder stellige Beträge heraus. Da die Umsetzung von Maßnahmen allerdings Ressourcen erfordert, müssen diese priorisiert werden. Dazu identifizieren wir mit den Projektbeteiligten Handlungsfelder, in denen Veränderungen dem gesamten Unternehmen nützen. Für den Maßnahmenplan werden die übergeordneten Themen in kleine, überprüfbare Schritte übersetzt: Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen eindeutig zuordnen, Daten in einzelnen Systemen aufräumen und so weiter.
Der Gesundheitscheck des Unternehmens ist nun abgeschlossen. Was dann folgt, passt perfekt in den Frühling: Alte Gewohnheiten ablegen, sich Trainingsziele setzen und üben, üben, üben.